Aandacht voor de achtergrond verbetert de samenwerking

Het zijn altijd dezelfde medewerkers die je hoort in een overleg.
In welke groep je ook bent: met je collega’s, met vrienden, met familie. Overal waar je met meerdere mensen bij elkaar bent, merk je dat er altijd mensen zijn, die het woord voeren en mensen die meer luisteren.
Dit is een normaal proces. Dit wordt vaak aangeduid met de “voorgrond” en de “achtergrond”. Diegene die duidelijk aanwezig zijn en diegene die meer op de achtergrond zijn.

En in heel veel situaties helemaal geen probleem en zelfs wel prettig. De meeste mensen voelen zich ook comfortabel in hun rol.

Maar er zijn ook situaties, waarin je graag zou willen, dat iedereen die aanwezig is, gehoord wordt en een duidelijke inbreng heeft. Dan is het belangrijk hier bewust verandering in te brengen.

Groepsdynamica
Als je meer wilt weten over wat er in een team gebeurd, kijk dan eens naar wie er op de voorgrond is en wie op de achtergrond. Dan zie je dat er mensen zijn, die duidelijk op de voorgrond zijn. Je gaat er dan snel vanuit, dat dit ook de mensen zijn met de meeste kennis of ervaring. Dat blijkt heel vaak niet zo te zijn. Het zijn vaak wel mensen die heel erg snel een mening of oordeel over iets kunnen vormen. Zij reageren snel en blijven hun standpunt herhalen.

De mensen op de achtergrond zie je dan vaak knikken, denken nog na over hun mening of (als het langer duurt) zijn soms al afgehaakt.
Nu lijkt het, alsof de mensen op de voorgrond de meeste invloed hebben.
Lijkt…… want de invloed ligt juist bij de mensen op de achtergrond.

Ik hoor je al denken: wat zeg je nu weer?
De mensen op de achtergrond zijn namelijk diegenen die de anderen zoveel ruimte geven en zelf geen ruimte nemen.
Zij vinden het óf wel goed wat er gebeurt óf ze twijfelen aan hun eigen inbreng óf zijn bang dat ze dit niet goed onder woorden kunnen brengen. Allerlei redenen waardoor de mensen op de voorgrond zoveel ruimte kunnen nemen.

Hoe werkt dit patroon?
De mensen die zich meer op de achtergrond houden, zijn vaak ook die mensen die meer tijd nemen om zich een mening te vormen; die zich niet zo prettig voelen wanneer iedereen naar hen kijkt; die het soms lastiger vinden om goed onder woorden te brengen wat ze bedoelen. Kortom: allemaal redenen, waardoor ze niet direct en stellig reageren.

Wat gebeurt er dus, als het even stil valt in een discussie?
De mensen die makkelijk het woord nemen, worden onrustig of ongemakkelijk wanneer er een stilte valt. Voor hen duurt een stilte al snel heel lang. Op het moment dat daar niet direct op ingesprongen wordt, hebben zij het idee: “zie je wel, ze zeggen toch niks”. En nemen weer het woord.

Voor de mensen die meer op de achtergrond zijn, is het vaak moeilijk om goed je gedachten onder woorden te brengen. Zij zijn dus al wat voorzichtiger in hun bewoordingen. Wanneer het dan ook stil valt, is de druk om iets te zeggen (en daarmee ook alle aandacht op je te vestigen) nog groter. Dus blijven zij stil.

Voor je het weet, zit je met elkaar in een patroon.

Wat kun je doen om dit patroon te doorbreken?
Realiseer je dat het alleen zeggen, dat de mensen op de achtergrond ook direct moeten reageren werkt niet.

Maak gebruik van werkvormen, waarbij iedereen aan bod komt.
Dit kan zowel bij onderwerpen waarin een mening gevraagd wordt, als bij onderwerpen waarin gebrainstormd wordt.
Door vaker werkvormen in te zetten, waarin ook de mensen die normaal meer op de achtergrond zijn ook hun stem/mening/idee laten horen, krijgen zij letterlijk meer stem.

Welke werkvormen kun je hiervoor gebruiken?
Natuurlijk kun je gewoon een rondje doen. Het nadeel daarvan is, dat er al snel gezegd wordt, dat er niets meer aan toe te voegen is.

Wat kun je doen door het rondje interessant te houden?
Hieronder een aantal tips om iedereen aan het woord te laten komen.
Zo kun je bij een beslissing iedereen laten benoemen wat het belangrijkste item is in het nemen van deze beslissing.
Of je kunt iedereen iets laten toevoegen, waar in ieder geval rekening mee gehouden moet worden.
Natuurlijk kun je ook gericht mensen vragen naar hun mening (dat voelt snel ongemakkelijk).
Ook kun je een bal overgooien, waarbij degene die de bal vangt, zijn verhaal doet.
En andere mogelijkheid is het inzetten van een “talking stick”. Dit komt voort uit de tradities van de oude Indianen, waarbij degene die de talking stick in handen had, aan het woord was. Zolang iemand de talking stick vast had, mochten de anderen alleen luisteren. Wanneer je je mening verkondigd had, legde je de stok in het midden en kon iemand anders deze pakken.
Ook kun je iedereen op een briefje laten schrijven, wat hun mening is met 2 argumenten daarvoor.
Deze kunnen daarna allemaal opgeplakt worden op een groot vel.

Wil je gericht iets doen aan het lerend vermogen van het team, dan is het goed om het team eens te vragen wat zij zien gebeuren. Hoe zit het met ieders betrokkenheid en waaruit blijkt dat?
Grote kans, dat zij zelf ook merken dat er een aantal mensen veel aan het woord zijn en een aantal mensen weinig.
Dan kun je gericht vragen, wat er zou moeten gebeuren, zodat anderen ook aan het woord komen. Of vraag eens hoe het voor hen is, dat anderen zoveel aan het woord zijn.

Dit is een automatisch patroon, wat overal ontstaat wanneer mensen samenzijn. Dus kun je ook aan iedereen vragen in welke situaties zij zich anders opstellen. Wat is er in die situatie aan de hand, waardoor het dan anders gebeurd?

Als je dit patroon wilt veranderen, moet je beginnen met aandacht geven aan de mensen op de achtergrond. Zij zijn degene die de anderen de ruimte geven.

Herken jij dit in jouw team en wil je hier wel verandering in aanbrengen?
Neem dan contact met me op, want ik geef je graag een aantal tips.