Betere samenwerking door eilandjes te verbinden

Verbeter de samenwerking in teams door eilandjes te verbinden

Eilandjes binnen je team of binnen je organisatie herken je wanneer er veel gesproken wordt over ‘wij’ en ‘zij’. Deze eilandjes staan onbewust de samenwerking in de weg. Wanneer je deze eilandjes kunt verbinden, dan verbetert de samenwerking automatisch.
Het loont dus de moeite om hierin te investeren.
Ook door mensen binnen de organisatie of binnen een team, wordt de ‘eilandjescultuur’ ook vaak aangegeven als het grootste probleem in de samenwerking.
In dit artikel geef ik je 5 tips, hoe je de samenwerking kunt verbeteren door de eilandjes te verbinden.

Je herkent het vast wel binnen je team (en zeker tussen teams binnen één organisatie): als er iets niet goed loopt, komt de reactie: “ja, maar zij werken ook nooit mee”; “zij houden zich nooit aan de afspraken”; “zij zijn nooit te bereiken”, etc.
Het is bijna altijd een combinatie van ‘zij’ en woorden als ‘nooit’ of ‘altijd’.
Wanneer je dit hoort, weet je al dat er sprake is van eilandjes. En ook dat woord zegt het al: er is geen verbinding.
Dat is natuurlijk heel erg jammer, want dat is de bedoeling zeker niet. Mensen werken uiteindelijk allemaal met hetzelfde doel (de bedoeling van de organisatie zo goed mogelijk vormgeven), alleen werkt iedereen altijd vanuit zijn eigen positie. Daarmee bekijk je ook alles wat er gebeurt vanuit die positie en dat is anders dan de positie van de ander.

Hoe ontstaat zo’n eilandjescultuur eigenlijk?

Mensen gaan samenwerken, omdat zij hetzelfde doen binnen een organisatie of op een zelfde locatie werken. Met elkaar hebben zij een duidelijk doel. Wanneer zij langer samenwerken, wordt dat doel steeds meer een doel op zichzelf en komt het los te staan van andere onderdelen. Dat kan binnen een team doordat je bijv. dezelfde functie hebt of met dezelfde klanten/bewoners te maken hebt. Het kan ook dat je als afdeling/team los komt van de andere teams: Wij en Zij.

Van eilandjescultuur naar samenwerking

Een afdeling die zich gaat gedragen als een eilandje, richt zich steeds meer op de eigen doelstellingen in plaats van op die van de organisatie. Ze zien zichzelf niet meer als onderdeel van het grotere geheel. Er is weinig tot geen verbinding meer met de rest van de organisatie, waardoor informatie over nieuwe ontwikkelingen en veranderingen gemist worden. Een afdeling die alleen maar op zichzelf is gericht, blijft dan stil staan en heeft geen aansluiting meer met andere afdelingen.

Vaak worden problemen over de schutting gegooid naar een andere afdeling of wordt ‘de schuld’ van het probleem ergens anders neergelegd, “want wij gaan de rotzooi van de ander niet opruimen.” Er wordt niet mét collega’s van andere afdelingen gesproken maar vaak óver hen.
Voor de mensen op zo’n afdeling voelt dat vaak heel comfortabel en veilig. De gesloten groep beschermt hen tegen allerlei ‘gedoe’ van buiten de afdeling. Maar met dit gedrag frustreren ze wel de samenwerking met andere teams en afdelingen.

Ook binnen een team heb je collega’s waar het meer mee klikt, dan met anderen. Wat doe je als je een vraag hebt of wanneer jij je ervaring wilt delen? Juist. Dan zoek je díe collega’s weer op.
Die ken je al wat beter en daar voel je je meer vertrouwd mee. Doordat jullie meer met elkaar delen, versterk je de onderlinge band nog meer. Dat is heel fijn. Maar hierdoor worden jullie (onbewust) ook een eilandje t.o.v. je andere collega’s.

Hoe verbind je deze eilandjes en kom je tot goede samenwerking

Wil je de eilandjescultuur doorbreken en de samenwerking bevorderen om het succes van je team of organisatie te vergroten? Dan heb ik 5 belangrijke tips voor je van eilandjescultuur naar samenwerking.
De tips die ik hieronder geef, gelden niet alleen binnen verschillende afdelingen van een organisatie, maar ook wanneer er sprake is van eilandjes binnen één team.

1. Stel het gezamenlijk belang voorop
In een organisatie zijn afdelingen altijd van elkaar afhankelijk en hebben ze een gemeenschappelijk belang. Afdelingen die teveel eilandjesgedrag gaan vertonen, zijn dit uit het oog verloren. Maak daarom de mensen weer bewust van het groter geheel; van de organisatiedoelstellingen en de mate waarin de ene afdeling afhankelijk is van de andere.
Zo bevorder je het inzicht dat afdelingen elkaar nodig hebben en daarmee de onderlinge samenwerking.

2. Zoek bewust andere mensen op
Onbekend maakt onbemind. Dus zodra mensen van verschillende afdelingen elkaar beter leren kennen en ontdekken wat de ander voor werkzaamheden doet, ontstaat er meer begrip en vertrouwen. Mensen stappen daarna makkelijker op elkaar af.
Breng daarom mensen bij elkaar om beter te leren begrijpen wat de ander doet in zijn werk en wat de verbinding is met zijn eigen werk. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van projectgroepen, teambuildingsbijeenkomsten of werklunches.

3. Neem verantwoordelijkheid
Zowel als leidinggevende als in de rol van medewerker kun je verantwoordelijkheid nemen om de samenwerking met collega’s van andere afdelingen te bevorderen. Als leidinggevende kun je de medewerkers op je afdeling aanmoedigen om de samenwerking met andere afdelingen op te zoeken. En ook als collega kun je verder kijken dan op je eigen afdeling. Welke informatie heb je van nodig van je collega’s van andere afdelingen om jouw werk goed te kunnen doen? Op welk gebied zijn jullie werkzaamheden onderling van elkaar afhankelijk? Waarin kunnen jullie elkaar helpen om het werk effectiever en efficiënter te doen en met meer plezier en succes?

4. Geef het goede voorbeeld
Wil je de samenwerking tussen teams of afdelingen bevorderen, geef dan zelf het goede voorbeeld! Toon interesse in collega’s uit andere teams en wees toegankelijk voor anderen om jou te benaderen.
Maak zichtbaar wat je onderneemt om aansluiting te vinden met andere afdelingen of teams. Vertel in werkoverleggen of informeel bij de koffiemachine hoe jij het contact met collega’s van andere afdelingen tot stand hebt gebracht en wat dit jou en de organisatie opgeleverd heeft.

5. Verbeter de communicatie
Veel mensen weten niet goed hoe ze collega’s kunnen benaderen die ze niet of minder goed kennen. Of ze zien andere teams of afdelingen als concurrenten omdat ze vasthouden aan de cultuur en waarden die ze gecreëerd hebben binnen hun eigen afdeling.
Het is mensen eigen, dat je het eerste contact zoekt met de mensen die je al kent. Dat is makkelijker en vertrouwd. Jij weet hoe de ander op jou zal reageren en dat maakt het makkelijker. Hierdoor zoek je juist weer steeds dezelfde mensen op.

Door mensen te leren open te staan voor de ideeën en belangen van anderen, te leren luisteren en effectief te communiceren én vanuit een gemeenschappelijk belang samen te werken, creëer je meer verbinding binnen een organisatie. Dankzij die verbinding verbetert het onderlinge contact en dat maakt het werken aan gemeenschappelijke organisatiedoelstellingen succesvoller. Bovendien zal het onderlinge werkplezier en het professionele zelfvertrouwen stijgen.